Byt e-postleverantör
utan att tappa ett mejl.

Vad en flytt av e-post innebär i praktiken

Att flytta e-post till en ny leverantör är i grunden tre saker: kopiera det som finns, styra om det som kommer in, och se till att det som skickas ut fortfarande kommer fram. Görs de i fel ordning märks det direkt, som tomma inkorgar, mejl som studsar eller kalendrar som saknar bokningar. Görs de i rätt ordning märker de flesta bara att de fått nya inloggningsuppgifter.

Vi börjar med en kartläggning av den nuvarande lösningen: brevlådor, alias, grupper, delade brevlådor, vidarebefordringar och regler, samt vilka andra system som skickar i domänens namn. Vi kontrollerar också vad den gamla leverantören låter oss läsa ut, eftersom det styr hur mycket historik som följer med. Sedan sätts det nya kontot upp i ert namn, med er som administratör, och användarna skapas.

Migreringen av innehåll görs i förväg, medan ni fortfarande jobbar i den gamla lösningen. Brevlådor, kalendrar och kontakter kopieras över, och en ny synkronisering körs strax innan bytet. Själva bytet är en DNS-ändring: MX-posten pekas till den nya leverantören, och SPF, DKIM och DMARC uppdateras så att utgående e-post fortsätter att godkännas hos mottagarna. MX byts sist, aldrig först.

Efter bytet gör vi en sista synkronisering av det som kommit in under övergången, hjälper till med mejlprogram och telefoner och håller den gamla lösningen igång en överenskommen period. Först när ni bekräftat att allt finns på plats avslutas den. Ni äger kontot, licenserna och domänen genom hela processen.

När det är dags att flytta e-posten

De vanligaste skälen är att den nuvarande lösningen är begränsad, att webbhotellets e-post inte räcker till, att företaget vill samla dokument och kalender på samma plats som e-posten, eller att en byrå eller leverantör ska avvecklas och e-posten ligger hos dem. Ett byte av domän eller ett namnbyte är också ett naturligt tillfälle.

Skjuter ni på flytten fortsätter problemen som fick er att överväga den. Görs den istället i hast, eller i fel ordning, är risken att mejl försvinner under bytet, att historik inte följer med och att utgående e-post börjar avvisas för att SPF och DKIM inte uppdaterats. Det är fel som drabbar hela företaget samtidigt och som tar tid att reda ut i efterhand.